Général

Cours

Een mailmerge in Word

Microsoft Word beschikt over de functie Afdruk samenvoegen die is bedoeld om een Word-document samen te voegen met gegevens uit Word, Excel, Access, Outlook of een andere toepassing. Deze taak wordt ook wel aangeduid als mailmerge. U kunt bijvoorbeeld een brief van één pagina opstellen en deze brief samenvoegen met adresgegevens uit Access of Excel. Word maakt dan voor ieder adres automatisch een afzonderlijke brief. Met deze functie kunt u niet alleen brieven samenvoegen met adresgegevens, maar ook etiketten en zelfs catalogi maken.

Afdruk samenvoegen

In Word bestaat het samenvoegen van een brief met de adresgegevens uit zes stappen.

  1. het kiezen van het documenttype
  2. het instellen van het begindocument
  3. het selecteren van de adressen
  4. het toevoegen van de velden aan de brief
  5. het bekijken van een voorbeeld
  6. het voltooien van de samenvoeging

Oefening

  1. Start Word. Word start automatisch met een nieuw, leeg document.
  2. Druk tien keer op Enter om wat ruimte vrij te houden voor de adresgegevens die later worden ingevoegd.
  3. Typ Beste , en druk twee keer op Enter (u typt dus een spatie gevolgd door een komma aan het eind. Hier komt straks de naam.
  4. Typ de volgende tekst:

Hierbij willen wij u uitnodigen voor de eindejaarsborrel op 17 december 2004. Wij stellen uw aanwezigheid erg op prijs.

Met vriendelijke groet,

Joke van Vliet
Het Pakhuis

  1. De brief is af. Wel een beetje een kort briefje, maar het gaat om het idee. Sla de brief op met de naam Uitnodiging in de map Mijn documenten. Laat het document wel geopend.
  2. Druk op Ctrl+Home om naar het begin van het document te gaan.
  3. Kies Extra, Brieven en verzendlijsten, Wizard Afdruk samenvoegen. Aan de rechterkant van het venster verschijnt het taakvenster Samenvoegen.
  4. Controleer of het keuzerondje Brieven in het taakvenster Samenvoegen is ingeschakeld en klik onder aan op Volgende: Begindocument.


Een brief samenvoegen met adresgegevens

  1. Controleer of in stap 2 van 6 het keuzerondje Het huidige document gebruiken is ingeschakeld en klik op Volgende: Adressen selecteren.
  2. Controleer of onder Adressen selecteren het keuzerondje Een bestaande lijst gebruiken is ingeschakeld en klik op Bladeren. U gaat nu het bestand selecteren dat de leverancier is van de adresgegevens. In dit voorbeeld gebruiken we het bestand Export.xls met de adresgegevens uit het Galemus Collectiebeheer programma, maar u kunt uiteraard ook uw eigen adresenbestand kiezen.
  3. Blader in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren naar de map waarin het bestand is opgeslagen (bijvoorbeeld Mijn documenten) en klik op Openen.
  4. Er verschijnt een venster met de aanwezige tabellen. Klik op de tabel van uw keuze en klik op OK.


De tabel selecteren waarin de adresgegevens zijn opgeslagen

  1. Er verschijnt een venster met alle velden en records uit de tabel. Klik op de knop boven de kolom Bedrijf om de records te sorteren op bedrijf. Word maakt dan straks de brieven gesorteerd op bedrijf.


Records selecteren uit de tabel

  1. Klik op OK. Stap 3 van 6 is af dus klik op Volgende:Uw brief schrijven.

U hebt de brief al geschreven dus u kunt direct velden uit de tabel op de brief gaan plaatsen om aan te geven welke gegevens waar in de brief moeten verschijnen.

  1. Als het goed is, staat de invoegpositie (het knipperende streepje) nog helemaal boven aan het document. Klik op Meer items. Het venster Samenvoegveld invoegen verschijnt. Als het keuzerondje Databasevelden is ingeschakeld, toont de lijst Velden de velden uit de tabel.


U gaat de velden uit de tabel in het document plaatsen

  1. Klik in de lijst op het veld Bedrijf en klik op Invoegen. In de brief verschijnt de aanduiding «Bedrijf» op de invoegpositie. Klik op Sluiten om het venster Samenvoegveld invoegen te sluiten.
  2. Druk één keer op de toets ↓ om naar de volgende regel te gaan, type t.a.v. (vergeet geen spatie achter de punt na t.a.v.) en klik in het taakvenster weer op Meer items.
  3. Klik op het veld Voornaam en klik op Invoegen. In de brief verschijnt de aanduiding «Voornaam». Klik op Sluiten.
  4. Voltooi op dezelfde wijze de overige adresvelden.
  5. Plaats de invoegpositie achter de tekst Geachte heer/mevrouw net voor de komma en klik op Meer items.
  6. Klik op Tussenvoegsel, klik op Invoegen en klik op Sluiten. Voltooi op dezelfde wijze de rest van de naam. Klik op Opslaan om het document tussentijds op te slaan.

«Bedrijf»
t.a.v. «Voornaam» «Tussenvoegsel» «Achternaam»
«Adres» «Huisnummer»
«Postcode» «Plaats»

Geachte heer/mevrouw «Tussenvoegsel» «Achternaam»,

Hierbij willen wij u uitnodigen voor de eindejaarsborrel op 17 december 2004. Wij stellen uw
aanwezigheid erg op prijs.

Met vriendelijke groet,

Joke van Vliet
Het Pakhuis

  1. U bent klaar met stap 4 van 6 dus klik in het taakvenster op Volgende briefvoorbeeld. Word toont alvast een van de brieven als voorbeeld (die van het eerste record).
  2. Bekijk het voorbeeld en klik in het taakvenster op Volgende: Samenvoeging voltooien als u tevreden bent.

Voor iedere record wordt een afzonderlijke brief gemaakt. U kunt deze brieven zonder controle direct afdrukken, maar het is verstandiger alle brieven eerst te bekijken en de brieven dan pas af te drukken.

  1. Klik in het taakvenster op Afzonderlijke brieven bewerken. De brieven worden niet direct afgedrukt (zoals bij de optie Afdrukken maar tijdelijk opgenomen in een nieuw document met de naam Brieven1.
  2. Controleer of in het dialoogvenster Samenvoegen naar nieuw document het keuzerondje Alles is ingeschakeld en klik op OK. Het document Brieven1 bestaat uit net zoveel pagina's als er adressen zijn.
  3. Als u wilt kunt u de brieven afdrukken door op de knop Afdrukken van de werkbalk te klikken. Sluit het document Brieven1. Klik op Nee als u wordt gevraagd of u de wijzigingen in Brieven1 wilt opslaan.
  4. Sluit het document Uitnodiging en klik op Ja om de wijzigingen in het document op te slaan.

De brief bewaren voor later

Als u de samenvoeging hebt uitgevoerd naar een nieuw document, kunt u de pagina's van het document bekijken en de pagina's afdrukken. U slaat dit document echter niet op. Het document Brieven1 is een tijdelijk document. In uw geval telt dit document wellicht niet veelpagina's, maar hebt u veel klanten, dan zijn dat er veel meer en neemt zo'n document dus veel schijfruimte in beslag. Omdat u het document Uitnodiging wel hebt opgeslagen en hierin de velden en de koppeling met de adresgegevens ook zijn verwerkt, kunt u de samenvoeging op een later tijdstip gewoon opnieuw uitvoeren. Omdat daarbij de records opnieuw worden opgehaald, zijn de adressen op uw brieven altijd actueel.