Galemus Collectiebeheer

Op deze pagina vindt u informatie over de Collectiebeheer applicatie van ComMaat. Met deze applicatie kunt u (museale) collecties digitaal beheren. U kunt dit doen met elk appartaat waarmee u toegang tot het internet heeft. Dit kan een computer zijn, maar ook een smartphone (ideaal om de gegevens bv. onderweg of in het depot te raadplegen).
Het enige wat u nodig heeft is een internet browser en een abonnement waarmee u in kunt loggen op www.collectieoverzicht.nl. U hoeft geen aparte software te installeren.

Met de Collectiebeheer applicatie kunt u een grote verscheidenheid aan collecties beheren. U doet dit door het invoeren van objecten met de bijbehorende gegevens. Voor elk object is er een kaart (record) met diverse tabbladen/knoppen.

Bij Overzicht tabbladen vindt u een gedetailleerd overzicht van de tabbladen.

de tabbladen

Toon volledige artikel ...

Voor u daadwerkelijk uw objectgegevens gaat invoeren kunt u de applicatie op maat maken met behulp van het regelpaneel.

Beheer keuzelijsten voor het centraal beheren van de termen die u kiest uit de diverse keuzelijsten bij de objecten
Adresbeheer voor het centraal beheren van adresgegevens die u gebruikt bij de objecten

Zoek mogelijkheden

U zoekt/selecteert objecten op basis van de informatie die bij de objecten ingevoerd heeft. Met de Collectiebeheer applicatie kunt u:

zoeken naar objecten op basis van het inventarisnummer, de objectnaam, de vervaardiger, de categorie (het trefwoord) of de standplaats
zoeken naar objecten op basis van één of meer termen

Beheer keuzelijsten

U kiest de benodigde (nieuwe) termen om uw object te beschrijven o.a. uit een van de vele keuzelijsten bij het object.

beheer keuzelijsten

Doelgroep Galemus Collectiebeheer

De Collectiebeheer applicatie is bruikbaar voor een ieder die zijn/haar collectie digitaal wil beheren. En of u nu verzamelaar bent of verantwoordelijk voor de collectie in een museum, zolang u niet van plan bent om meer dan 10.000 objecten in te voeren kunt u goed uit de voeten met de applicatie. De bedoeling is een betaalbaar (en gebruiksvriendelijk!) alternatief te bieden voor de systemen die veelal in de grotere musea te vinden zijn.

Standaardisatie

De Collectiebeheer applicatie bevat vele onderdelen om een object te beschrijven. Daaronder zijn de (minimaal) 8 verplichte velden zoals genoemd in de CIDOC-standaard (Comité International pour la Documentation).
Een andere standaard gebruikt bij het maken van de Collectiebeheer applicatie is Dublin Core. Hierin worden 15 elementen beschreven in een poging een standaard te maken voor de ontsluiting van uw collectie via het internet (voor derden dus). De Dublin Core standaard is nog niet uit ontwikkeld.

* Het CIDOC is onderdeel van de International Council of Museums (ICOM). Het behartigt de belangen op het gebied van documentatie van musea en aanverwante instellingen.
* Dublin Core is een gestandaardiseerde vorm van metadata. Metadata is beschrijvende informatie over een object of bron, zowel fysiek als elektronisch. Metadata bestaan al zolang er collecties worden geordend en ontsloten (bv. bibliotheekkaartsystemen). Tegenwoordig is de term meestal in gebruik in verband met data op internet. Zo worden internetpagina’s ook voorzien van metadata.

Voor en nadelen van digitaal Collectiebeheer

Bent u zelf op professionele wijze betrokken bij het beheren van collecties, dan bent u ongetwijfeld op de hoogte van de problemen met digitaal collectiebeheer. Grotere organisaties hebben vaak iemand in dienst om het proces te begeleiden en de problemen met digitaal collectiebeheer te verhelpen. Bij kleinere organisaties is het veel vallen en opstaan.
Een probleem is meestal de gebruiksvriendelijkheid en "slordige invoer". En dan gaat het bv. mis bij het zoeken/selecteren van objecten.

gebruiksvriendelijkheid
Elke maker van een collectiebeheer systeem claimt gebruiksvriendelijkheid. Maar als u veel met collectiebeheer te maken heeft weet u dat er veel aan te merken is, juist op de gebruiksvriendelijkheid. Laat ik het voorzichtig stellen: ik hoop dat deze collectiebeheer applicatie voor u gebruiksvriendelijk genoeg is.

"slordige" invoer
Het is belangrijk om de invoer van gegevens zo eenduidig mogelijk te laten verlopen. De praktijk leert dat met name in situaties waar er meerdere personen objectgegevens invoeren er altijd sprake is van verschillen. En dat hoeven niet altijd spelfouten te zijn (helaas wel vaak het geval), maar zal de ene persoon een object anders beschrijven dan de andere (is het goud of bladgoud, schilderij of portret, depot 1 of depot-1, stoel of bureaustoel). Om de invoer te standaardiseren gebruikt de Collectiebeheer applicatie op veel plaatsen keuzelijsten (zie afbeelding).

voorbeeld: een deel van de keuzelijst materiaal

Voor alle keuzelijsten geldt dat u zelf de items bepaalt. U kunt dus kiezen voor uw eigen omschrijving/afspraken m.b.t. de items of termen gebruiken zoals bij AAT-NED (Art & Architecture Thesaurus-Nederlandstalig). U kunt de items in de keuzelijsten apart beheren met het Regelpaneel.

De AAT is een verzameling van termen op het gebied van beeldende kunst, architectuur, toegepaste kunst en materiële cultuur. De AAT bevat niet alleen termen die objecten aanduiden, maar ook termen voor materialen, technieken en stijlen. Kortom, termen die nodig zijn om een cultuurhistorisch object, van welke aard dan ook, te beschrijven.